사업상의 대화법

사업상 대화를 효과적으로 주도하려면
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2부로 구성된 시리즈의 첫 번째 게재분으로 이번 주는 업무상의 대화를 잘 이끄는 법에 대해 살펴보고, 다음 주는 실언을 피할 수 있는 방법에 대해 알아본다.

마치 자신의 명찰을 읽듯이 "안녕하세요 아무개라고 합니다"라는 말과 동시에 단절되어 버리는 대화를 경험한 적이 있는지....

침묵은 흐르는데 도무지 더 이상 할 말이 떠오르지 않는다. 컨벤션에 참가하기로 한 자신의 결정이 후회되는 순간은 아닌지?

드디어 많은 직장인들이(얼마나 직장에 헌신적이면) 휴가를 이용해 자신의 전문직종과 관련있는 컨벤션에 참가하는 시기가 도래했다. 이러한 담소의 장은 무더워지는 계절에 때를 맞춰 개최된다. 따라서 많은 세미나, 공개 토론회 및 만찬회 사이사이에 약간의 휴식 시간이 끼어들기 마련이다.

CNN: 우리는 누구에게 조언을 요청할지 잘 알고 있다. 언제나 유익한 조언으로 넘치는 에티콘사(ETICON)의 앤 험프리즈(Ann Humphries)가 홍보 자료를 가득 담은 손가방을 든 채 대기하고 있다.

앤 험프리즈: 당신이 대규모 컨벤션에 참가했다고 가정하자. 이렇게 먼저 상황설정을 해놓은 다음 구체적인 대화 구조를 발전시켜 나가 보도록 하자. 우선 핵심사항 세 가지를 살펴보자. 일반인의 경우:

-아침 식사 시간일 경우 커피를 따르자마자 사업에 대한 이야기를 시작하도록 한다. 오전의 아침식사 시간은 짧기 마련이다. 서슴치 말고 대화를 시작하라.

-점심 식사의 경우에는 주문을 마칠 때까지 사업 이야기를 나누지 않는다. 주문을 한 다음 일에 관한 이야기를 하도록.

-저녁 식사시에는 사업에 관한 이야기를 꺼내는 것 자체가 모험이다. 본능을 따르도록. 상황에 적절한 이야기라는 확신이 들기 전에 사업 이야기를 몰아 붙이지 말 것. 저녁 식사는 세끼 중 사업 이야기를 하기에 가장 부적절한 시간이다.

대체적으로 볼 때 이러한 장소를 배경으로 사업에 관한 대화를 하는 것은 운전할 때와 같은 기술을 요한다. 즉, 모두들 자신들이 그 요령에 숙달됐다고 자족하기 마련이지만, 분명 진짜 전문가인 사람들은 따로 있으며, 이들 앞에 다른 사람들은 무색해지기 쉽상이다. 대화에 익숙하지 못한 사람이면 금방 티가 나게 마련이니 운동경기를 한다는 마음가짐으로 임하라. 정신을 집중하고 계획을 마련하여 미리 예측하고 연습하라.

나와 이야기를 나누었던 현명한 마케팅 담당자는 다음과 같이 말했다. " 우리 회사 직원이 불쑥 나타나 말을 쏟아 붓는 것을 원치 않는다." 이 말의 의미는 자사 선전에만 능한 직원이 컨벤션과 같은 장소에 참가하는 것을 원치 않는다는 것이다. 보다 넓은 차원의 사회적 환경에서 제 구실을 하려면 사교적인 품위를 갖추고 스스럼없이 행동할 줄 알아야 한다.

이야기거리가 좀 필요하다고? 미리 구상해서 항상 준비하고 있도록 하라. 잘 알고 있는 화제와 가장 자신없는 것을 적어 목록을 만들어 보라.

-작년에 당신의 회사가 올해 한 일 중에 가장 성공적이었던 것은? 우리는 지난 분기 때 이러이러한 문제 때문에 골머리 썩었는데 당신 회사의 경우는?--이 주제에 대해서는 되도록 가볍게 다루도록 한다. 실책에 대해 너무 깊이 파고들 필요는 없다. 그저 대화가 유지될 정도면 족하다.

-당신 회사에서 새로 추진하는 일들은 어떤 것이 있나? 당신이 최우선으로 잡은 것은?

-당신이 작년에 완수한 프로젝트는? 현재 회사에서 하루동안 업무가 어떤 식으로 돌아가는가?

-이번 컨벤션을 지난 컨벤션에 비교해 본다면? (만약 이 질문을 통해 상대방이 세번째로 샌프란시스코를 방문중이라는 사실을 알게 되었다면 지난번 방문시는 어땠는지 물어보라.) 당신 회사에서 당신 외에 다른 직원들도 참가하고 있는가? 가족과 함께 왔나?

자, 이번 주에는 어떤 말을 하는냐에 대한 방안을 살펴보고 있지만 다음 주에는 어떤 말을 피해야 하느냐에 대하여 알아 볼 예정이다. 하지만 여기서 다음 주 주제를 살짝 맛보기로 하자. 어디 출신인가를 물었을 때 리틀튼 혹은 오클라호마시티 출신이라고 대답했을 경우, 무조건 콜롬바인(고등학생 총기 사건 발생지)이나 머라 빌딩(오클라호마 폭탄테러 사건 발생지)에 관한 이야기를 꺼내지 않도록 조심해라. 거기 갈 수도 있었는데 안가기로 했다든지 등의 말은 불필요하다. 이 도시들이 이러한 사고로만 유명한 것이 아니라는 점을 명심하도록. 이러한 이야기는 신물 나게 들었을테니 이제 그만 봐주도록 할 것.

당신과 상대방 모두가 잘 알고 있는 사람들은 언제라도 훌륭한 화제거리가 된다. 단, "그 사람 알아요?"라는 질문은 피할 것. "피츠버그 출신이 라고요? 그럼 아무개 아세요?" 식의 질문은 대화에 치명적이다.

한가지 화제를 가지고 너무 오래 질질 끌지 마라. 자연스럽게 대화의 흐름을 따라 흘러가라.

-이맘 때의 계절에 관한 화제는 당연히 좋은 효과를 낳는다. 정원 가꾸기, 꽃가루 문제, 야외 활동에 관한 이야기가 적절한데, 특히 꽃가루 문제, 야구, 꽃가루가 날리는 와중에 다녀온 휴가 이야기 등은 더더욱 효과만점이다.

-애완동물을 화제로. 고양이는 무난. 애완견 이야기는 언제나 환영.

-가십거리는 누구나 하나쯤은 갖고 있기 마련이다. 못믿겠다면 당신이 먼저 이야기를 꺼낸 후, 어떤 일이 벌어지는지 지켜보라.

-운동에 관한 이야기. 라이프 스텝 운동기구. 프리코어 런닝머신. 수잔 소머즈(다이어트 전문가겸 연예인). 이러한 화제들은 기름에 불 붙인 격!

-최신 뉴스에 대한 화제는 언제나 좋다. 인터넷을 두루 훑어 머릿기사를 익히도록. 하지만 지난 뉴스를 다시 꺼내진 말 것. 시대에 뒤떨어진 인상을 심는다.

마지막으로 이걸 한번 시도해 보시길. 내 친구는 알파벳 게임을 고안해 냈다고 한다. 다시 말해 알파벳 첫글자로 시작하는 화제거리를 순서에 따라 생각해 낸다는 것이다. 그녀는 상대방의 이름으로 시작하는 알파벳에 화제거리를 연결지어 생각한다. 복잡하게 들리긴 하지만 그래도 그녀는 준비를 하는 것이다. 즉흥적으로 부딪힐 게 아니라 미리 준비를 해 두는 것이 바로 비결이다.

실질적으로 얻는게 무어냐고? 아마도 보람있는 사업상의 대화가 아닐까?



사업상의 대화에서 피해가야 할 사항
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2부로 구성된 시리즈의 첫 번째 게재분으로 지난 번에는 사업상의 대화를 효과적으로 주도 하는 법에 대해 살펴보았다. 이번에는 실언을 피할 수 있는 방법에 대해 알아보도록 한다.

앤 험프리스는 지난 게재분에서 비스니스 컨벤션이 진행되는 동안 상대방과 친밀한 관계를 구축하기 위해 대화를 잘 이끌 수 있는 유익한 조언들을 제시해 주었다.

CNN: 하지만 이때 주의해야 될 점은 어떤 것이 있는지 우리는 그녀에게 재차 질문을 던졌다.

앤 험프리스: 우선은 시끄럽게 굴지 않도록 조심해야한다.

먼저 예전에 설정해 놓은 상황을 벗어나지 않도록. 비즈니스 컨벤션과 같은 이벤트는 사교적인 분위기를 자아내기도 하지만 그렇다 할지라도 모두가 사업을 염두해 두고 임한다는 사실을 명심해야 한다. 당신이 어떤 장소에 있으며 어떤 상황에 처해 있는지를 직시하는 것이 여러모로 도움이 될 것이다.

핵심적인 사항을 몇가지 짚어 보도록 하자.

-자기가 꼭 결론을 맺어야 직성이 풀리는 사람들이 있다. 그런 사람과 마주칠 때면 그만 입좀 다물라고 한마디 해 주고 싶다. 이들은 자신이 결론을 내어야 한다고 생각할 뿐 아니라 자기가 가장 재치있는 말을 해야 하며, 가장 웃긴 농담과 가장 자극적인 이야기를 해야 한다고 믿고 있다. 절대 이런 사람이 되어서는 안된다.

-또 자주 마주치게 되는 유형으로 한가지 주제에 매달려 이를 필사적으로 붙들고 있는 사람이 있다. 그는 똑같은 내용을 몇 번이고 되풀이하여 끄집어 내고 다시 재탕하며 끝장을 볼때까지 그치지 않는다. 나는 지금 이 말을 하며 특정한 사람 한명을 떠올리고 있다. 그가 말하는 요지는 훌륭하지만 거의 죽을 때까지 이를 반복한다. 당신이 만약 이런 상황에 처하게 된다면 "이에 관해선 당신의 의견을 마지막으로 하기로 하고 다음 화제거리로 넘어가도록 합시다"와 같이 말할 수 있다는 것을 유념하도록.

-상대방의 말을 가로막지 말아라. 때로는 고의 아니게 말을 가로막는 경우가 종종 있다. 실제로 언어를 구사할때 지방적인 특색이 가미되어 그런 경우가 있기 마련이다. 이런 경향이 있다고 생각되면 말을 할 때 이를 의식하고 있어야 한다. 또한 누가 당신의 말을 가 로막을 경우, 이는 우발적인 행동일 수 있으니 관대하게 봐 주도록.

-자기 의견을 너무 과도하게 고집하지 말아라. 거드름을 피우며 말하지 않도록 할것.

-불쾌한 일에 대해 장황하게 이야기하지 말것--"음식에 머리카락이 들어 갔잖아. 에이 징그러워, 도대체 이럴 수 있는거야?" 저녁 식사 도중 비염에 관한 이야기를 꺼내지 않도록 주의한다. 이런 조언을 할때면 언제나 기억나는 일이 있는데, 식사중에 남편과 함께 추수 감사절을 잘 보냈냐고 묻자 그녀는 "추수감사절 내내 둘다 설사를 하느라 고생했다"고 대답했다. 식사중에 듣기 좋은 말은 분명 아니다.

-식사중에 음식을 입에 넣은채 말하면 안된다는 것은 당연히 잘 알고 있을줄 안다. 식사를 하고 있는 모든 사람을 대화에 참여시킬 수 있도록 노력하라. 형편없는 데이트 상대의 전형처럼 굴지 말아라: "나에 대한 이야기는 이 정도 해두기로 하고 이번에는 당신이 한 번 나에 대해 말해 봐요."

-침묵하거나 한박자 쉰 다음 이야기 꺼내기를 망설이지 말아라. 만약 누군가가 뭔가를 말하려고 말을 고르고 있는데 끼어들어 말을 가로채지 않도록 한다. 하지만 대화가 소강상태에 이르렀다고 판단될 때는 주저말고 대화를 이끌도록 한다. 이때 식탁 건너편에 있는 사람에게 먼저 말을 걸면 식사중인 모든 사람이 대화에 참여 하도록 유도할 수 있을 것이다.

-비즈니스차 만난 자리에 당신의 배우자가 함께 할 경우 서로간에 미리 몇가지를 상의하도록 한다. 아마 당신의 배우자가 식사 도중 적절한 시점에 다른 아내들을 모아 "사업 이야기를 하고 싶어들 할텐데"라고 하며 자리를 비켜 줄지도 모른다.

-여기저기 옮겨가며 이야기를 할 경우 한곳에 너무 오래 머무르지 않도록 한다. 한 곳에 너무 오래 있으면 십중팔구 대화가 시들해지기 마련이다.

그리고 마지막으로 중요한 말을 하나 빠뜨렸는데 항상 약간의 비평을 소화할 준비가 되어 있어야 한다. 언제 어디서 당신에게 비난의 화살이 불시에 날아올지 모르는 것이다. 비난을 덤덤하게 받아들일 각오를 매순간 하고 있어야만 남은 시간을 기분 좋게 보낼 수 있다.

또한 당신의 경쟁자를 깍아내리는 발언을 해서는 절대 안된다. 당신이 만약 그럴 경우 평판이 깎이는 사람은 당신 뿐이라는 것을 명심하도록.